Mietteitä WBHC 2023:n organisoinnista

Pudasjärvellä 14.7.2023

Aluksi

Nyt muutama päivä WBHC 2023 -kisojen jälkeen valaisen hieman kisaorganisaatiotamme. Omat voimavarani eivät vielä riitä koko projektin käsittelemiseen, mutta eiköhän sellainen vielä saada aikaiseksi.

Kisojen alkutaival juontaa vuosien 2017 ja 2018 taitteeseen, jolloin idea alkoi muotoutua. Kevään 2018 aikana IFAA alustavasti myönsi EBHC 2022 kisat Suomelle, samanaikaisesti meille myönnettiin myös EIAC 2022 halli EM- kisat, jotka hienosti toteutettiin Seinäjoella Kuivalaisen Pentin johdolla. 

WBHC:n järjestelyt osoittautuivat huomattavasti hankalammiksi. Emme saaneet organisaatiota rakennettua, Joren kuolema, logistiset ongelmat, korona ja jotenkin puhtikin näytti loppuvan.

Lopulta alun perin hahmoteltu kisapaikka Levillä muuttui Rovaniemen Ounasvaaraksi, Lapin Jousen tuleminen mukaan projektiin ja porukan luja sitoutuminen syyskuussa 2021 alkoivat vahvistaa käsitystämme, että taidamme sittenkin onnistua. Näihin aikoihin myös minut ”huutoäänestettiin” projektin johtajaksi. Päätös oli niin yksimielinen, että minun oli pakko se hyväksyä. Tätä päätöstä - vaikka matka oli raskas yli keski-iän täyttäneelle - en ole koskaan katunut. Olen ollut etuoikeutettu saada työskennellä tässä projektissa käsittämättömän hienon porukan kanssa.

Olimme varsin tietoisia, että projektimme on ainakin kaksiosainen. Valmistelutyö olikin valtava, lukuisine tapaamisine ja suunnitelmineen. Toisaalta itse toteutus tuli tehdä siten, että muutamassa päivässä - tarkalleen seitsemässä - koko tapahtuma sitten toteutetaan. Tämä tarkoitti työnjakoa heti alusta lähtien: kisoja valmistelevaan ohjausryhmään otettiin niitä henkilöitä, joilla oli tilaisuus käyttää aikaansa enemmän kuin uraputkessa olevilla. Vastaavasti fyysisesti raskaimmat tehtävät kisan aikana toteuttivat hieman nuoremmat. Tosin, kyllä hommaa riitti kaikille enemmän kuin tarpeeksi.

Ohjausryhmä

Ohjausryhmän tehtävä oli käydä kisat useaan kertaan läpi ennen niiden toteuttamista. Etsimme yhteistyökumppaneita, sponsoreita, suunnittelimme tiedonhallintaa, varmistelimme sopimusasioita, ideoimme ratoja, kehittelimme keskiyön ammuntaa ja suunnittelimme kaikkea, mitä mieleen tuli. Olimme myös linkki IFAA:n suuntaan. Ohjausryhmä ei koskaan työskennellyt irrallaan muista, päinvastoin. Yhteys kaikkiin yksiköihin oli aktiivista.

• Jarkko Lehtinen
• Olli Riuttamäki
• Minna Kajuutti
• Kaj Lännenpää

Kisakeskus 

Oli upeata seurata kisojen aikana, miten sulavasti kisakeskus toimi. Ikään kuin kaikki olisi suunniteltu etukäteen ja näinhän se oli. Saimme Leenan kisakeskuksen vetäjäksi viime syksynä. Leenan ripeät otteet ja rohkea päätöksentekokyky oli ratkaisevassa roolissa kaikessa, mikä näkyi ja tuntui koko SantaSportin alueella: rekisteröinti, asetarkastukset, avajaiset, panketti, palkintojenjako. Tuoleja siirreltiin, pöytiä roudattiin, palkintopalleja aseteltiin… ne eivät tule tyhjästä. Kisakeskuksen porukka tiesi täsmälleen, mitä tehdä ja kaikki vaikutti niin luontevalta.

• Leena Panula
• Minna Kajuutti
• Mikko Holappa
• Riitta Neitola
• Anne Neitola
• Helena Puukka
• Tiina Meriluoto
• Petri Allén
• Juha Kleemola
• Raija Kleemola
• Matilda Berg-Suomalainen
• Jack Wilkman
• Annette Berg
• Anneli Lehtinen
• Jarkko Lehtinen

Tulospalvelu

Tulospalvelun porukka muodostui Oulun Jousiampujien jäsenistä. Tulospalvelu ehkä kantoi henkisesti suurimman paineen kilpailujen aikana. Yksikin virhe saattoi vaarantaa koko järjestelyiden ammattimaisen otteen. Onneksi olimme yhdessä ja erikseen tavanneet useasti, suunnitelleet vielä useammin ja miettineet riskitekijöitä kerta toisensa jälkeen. Tämä porukka oli paljon vartijoina. Olen edelleen sitä mieltä, että meillä oli Suomen paras osaaminen valjastettu tällekin osa-alueelle. Ryhmä onnistui Harryn tukemana loistavasti. Kun vihdoin viimeinenkin palkinto oli jaettu, riensin Janin luokse ja rutistin häntä pitkään. Hän ja Marianne kantoivat varmaankin suurimman vastuun tästä noin kahdeksan tuhatta numerosarjaa käsittävästä hommasta. Tulospalvelu toteutettiin Ianseolla, jota täydennettiin joukkuekisojen osalta Excelillä.

• Harry Kaartinen
• Sari Kaartinen
• Marianne Yrjänä
• Jani Savilampi
• Sanna Floman

Ratatiimi

Vesa Vaajamäki otti ratatiimin vetovastuun vuonna 2020, työparinaan Tuomas Kajuutti. Heidän itsenäinen työtapansa osoittautui tärkeäksi tässä vaativassa roolissa. Ratatiimi vastasi myös eläinten hankinnasta, mutta ratojen suunnittelu, rakentaminen sekä kisan aikainen hoito olivat tiimin perustehtävät. Ratatiimissä päävastuun Vesan lisäksi kantoivat Tuomas Kajuutti, Pekka ja Satu Jalkanen, Esa Juntunen sekä Miikka Vitikka. Vesan ja näiden viiden Ratamestarin toimesta syntyivät kaikki suunnitelmat, hankinnat sekä toteutus. Apuna heillä oli ratojen rakentamisen ja purkamisen aikana Lapin Jousen loistava porukka sekä itse kisan aikana noin 24 ratavalvojaa Ounasvaaran Hiihtoseuran järjestämänä. Oli upeata seurata WhatsApp keskusteluja kisojen aikana. Ryhmä oli tiivis ja yhteistyö ryhmän sisällä toimi kiitettävästi. Ratatiimi huolehti myös siitä, että jokainen kierros alkoi minuutilleen ajoissa. Siis minuutilleen.

• Vesa Vaajamäki
• Tuomas Kajuutti
• Pekka Jalkanen
• Satu Jalkanen
• Esa Juntunen
• Miikka Vitikka

Välimaastossa

Lämmittelykentän toiminnasta vastasivat Jack Wilkman, Annette Berg ja Ari Jyrkkiö. Lämmittely toteutettiin siten, että kukin ryhmä lähti tunnin välein, aamupäivällä neljä ryhmää ja ilta-ammunnoissa kaksi ryhmää. Jokaiselle ryhmälle oli varattu yksi tunti lämmittelyä ennen lähtöä. Tällainen porrastettu kisa helpotti painetta kentällä, radoilla, kuljetuksissa ja ravintolassa, mutta toisaalta pidensi rataporukan kalenterin lähes 24 tunnin mittaiseksi jokaiseksi kisapäiväksi. Kyllä se lujille otti!

Lämmittelykentällä vastaavasti ammutettiin ensin aamuryhmät, sen jälkeen vapaavuorolaisten harjoittelua iltapäiväksi ja sitten taas olikin iltavuorolaisten lämmittelyn aika.

• Jack Wilkman
• Annette Berg
• Ari Jyrkkiö

Results Service Desk: Eräs tärkeä havaintomme oli, että kun kilpailijoiden tuloskortit toimitetaan tulospalveluun samassa järjestyksessä kuin missä ampuminen aamulla aloitettiin, tulosten kirjaaminen saadaan toteutettua helposti, ilman skannaamista tai muita teknisiä ratkaisuja. Tämän toteuttamiseksi valjastimme ohjausryhmästä Olli Riuttamäen, Kaitsu Lännenpään, tulospalvelusta Harry Kaartisen, Tapio Savilammen sekä OH:n puolelta apuvoimaksi Kaisun. Näiden henkilöiden vastuulla oli ottaa tuloskortit vastaan ja huolehtia siitä, että ne olivat oikein sekä oikeassa järjestyksessä. Perustimme ”Results Service Desk:n” ja tämä suunnitelma onnistui lähes sataprosenttisesti, jolloin tulosten syöttäminen onnistui erinomaisen helposti.

• Olli Riuttamäki
• Kaj Lännenpää
• Harry Kaartinen
• Tapio Savilampi
• Kaisu OH:sta

Asetarkastus tehtiin ilmoittautumisten yhteydessä. Olimme jakaneet lajit neljään kategoriaan: taljat, muut tähtäimelliset, traditionaalinen metsästys, pitkäjousi ja historialliset. Asetarkastus sujui erinomaisesti ja työ saatiin tehtyä suurin piirtein samassa tahdissa kuin ilmoittautuminen. Talja-ampujat joutuivat nopeustestiin.

• Jack Wilkman
• Annette Berg
• Petri Allén
• Markus Korhonen
• Hannu Hanhinen
• Ari Jyrkkiö
• Alex Suomalainen
• Jere Nyström
• Janne Huovinen
• Tomi Lindholm
• Arto Kangasmäki
• Pentti Kuivalainen (osin)

Tiedonhallinta

On vaikeata kuvata, miten keskeinen tehtävä on kyseessä, kun puhutaan tiedonhallinnasta. Keskeisimmät arkkitehdit olivat Anneli Lehtinen EBS:sta ja Mikko Holappa Lapin Jousesta. He tekivät yhdessä sovellustiimin kanssa WBHC 2023 -brandiin liittyvät ulkoasumääritykset ja tiedottamisen pohjatyön niin, että rovaniemeläisyys ja Lappi näkyivät kaikessa läpi kilpailun. 

He kuvasivat ratatiimiä lukuun ottamatta kaikkien toimintojen prosessit, tekivät Lyyti-sovelluksella kilpailijoilta kerättävään dataan liittyvät kyselyt. Osallistujien ilmoittautumiset, maksut, lisäpalveluiden ostot, asetarkastuslomakkeet ovat vain pieni osa siitä valtavasta kentästä, jotka Annelin ja Mikon harteilla olivat. 

Näiden lisäksi hieno internet-sivusto ja  sen elinkaarimalli on heidän käsialaansa, puhumattakaan kisojen avajaisten ja päättämisen suunnitelmat tai ”Shuttle-bussin” reitit. Itse sattuneesta syystä työtä läheltä seuranneena näin, miten pala kerrallaan alussa haparoivat ideat kehittyivät konkreettisiksi ratkaisuiksi, mistä sitten hyödyimme, kun kisan juoksutus alkoi.

• Anneli Lehtinen
• Mikko Holappa
• Petri Allén
• Lisbeth Kortström

Tiedottaminen

Tiedottamista varten perustetut Facebook ja Instagram olivat Lisbeth Kortströmin ja Minna Kajuutin vastuulla. Suunnitelman mukaan nämä kanavat tukivat myös internet-sivuston virallista tiedottamista, johon kuului myös Lyytillä toteutettu kilpailijatiedottaminen. Virallista tiedottamista hoitivat Anneli Lehtinen ja Mikko Holappa. Tiedottamisen tiimiin osaltuivat em. henkilöiden lisäksi Tiina Meriluoto, Helena Puukka ja Petri Allén projektin loppuun asti. 

Lapin Jousi

Kun pari vuotta sitten tapasimme Lapin Jousen johdon, ja he vahvistivat osallistuvansa projektiimme, kaikki osaset olivat kohdillaan. Tähän asti seuraa olivat edustaneet Petri Allen ja Mikko Holappa, mutta nyt saimme vahvistuksen sille, että koko seura on projektissa mukana. Heidän perustehtävänsä olisi ratojen pystytys ja purku ratamestariemme valvonnassa. Tätä olikin jo alustavasti harjoiteltu elokuussa samana vuonna, kun järjestimme ensimmäisen testikisamme. 

Toinen testikisa järjestettiin sitten viime kesänä. Pääasiallisena tarkoituksena oli selvittää, kuinka nopeasti kunnollinen ja hyvin suunniteltu rata saadaan pystytetyksi. Toinen tavoitteemme oli testata Lyyti- ja Ianseo-toimivuus sekä tehdä kaikki mahdolliset virheet alta pois, jotta onnistumme varsinaisessa kisassa. 

Kokemukset olivat tavattoman tärkeitä Vesan, sovellushallinnan ja tulospalvelun porukoille, kun valmistauduimme pääkisoihin. Lisäksi minulle näistä koekisoista oli tavattomasti hyötyä, kun olin pitkin vuotta IFAAn kokouksissa kertomassa työmme edistymisestä. Lisäksi saimme paljon kokemusta myös turvallisuuteen liittyvistä riskitekijöistä. Alkoi tulla valmista!

• Petri Allen
• Mikko Holappa
• Teuvo ja Raija Ollakka
• Seppo ja Silja Rannikko
• Jouni Aartola
• Eeva ja Jukka Kallatsa
• Wilma Keskitalo
• Petri Alariesto
• Ari Ylitalo
• Aleksi Ollonen
• Keijo Kyllönen
• Antti Karkkola
• Miikka Vitikka
• Antti Karkkola
• Eero Oja
• Aulis Näätänen
• Mika Ylinenpää
• Sasha Pusa
• Tiina Meriluoto
• Juhani Hotti
• Miikka Juntunen
• Antti Palojärvi
• Veeti Keskitalo

IFAA

IFAA:n rooli kisojen onnistumisessa oli tärkeä. Liitolla on erillinen työryhmä, joka kuukausittain kokoontuu Teams-yhteyksillä ja jokaisen kisajärjestäjän delegaatti kertoo kisojen edistymisestä. IFAA:n edustajat olivat myös aktiivisesti mukana kisan aikana. Pidimme hyvänä, että he eivät kuitenkaan juurikaan puuttuneet kisan tapahtumiin, vaan pikemminkin tukivat meitä eri tilanteissa. Mukana olivat liiton presidentti Martin Koini, varapresidentti Steve Kendrick, kehitysjohtaja Marietjie Fryer, varainhoitaja Timothy Stone, Englannista asiantuntijana Alec James sekä sihteeristöstä Lynn Ellingworth. Yhteistyö oli lämminhenkistä. Lynn Ellingworth tuki myös WBHC 2023 -tiedottamista tarkistamalla englanninkielen oikeellisuuden.

• Martin Koini
• Steve Kendrick
• Marietjie Fryer
• Timothy Stone
• Alec James
• Lynn Ellingworth

Ounasvaaran Hiihtoseura

Vaikka OH ei varsinaisesti kuulunut tiimiimme, seuran työpanos oli niin merkittävä, että sen poisjättäminen olisi harhaanjohtavaa. Hiihtoseura tuli heti mukaan projektiimme, kun ensin olimme heidät keksineet ja heille yhteistyötä ehdottaneet, lähes kaksi vuotta sitten. Hiihtoseuran toiminnanjohtaja Janne Mäkinen osallistui suunnitteluihimme heti alusta lähtien. Kun kisojen jälkeen keskustelin hänen kanssaan, hän kertoi, että saadakseen järjestettyä talkooporukkaa meille, hänellä oli yli 72:n henkilön lista niistä talkoolaisista, jotka urakkaan lähtivät. Talkoohengessä siis. Hiihtoseura järjesti meille noin 24 henkilöä radoille valvojiksi, kymmenkunta nuorta koululaista apuun Kisakeskuksessa sekä OH hoiti itsenäisesti ratojen ruokahuollon. Valtava helpotus meille järjestäjille!

Turvallisuus

Kisojen turvallisuuteen oli kiinnitetty erityistä huomiota, olihan kisapaikka Rovaniemen ehkä tärkeimmällä puistoalueella, missä erilaisia liikunnan harrastajia näkyy lähes koko ajan. Teimme sopimuksen Suomen Punaisen Ristin Rovaniemen yksikön kanssa. He yhtäältä olivat paikalla koko kisan keston ajan, vähintään kahden henkilön voimin. Toisaalta he alkuvaiheessa auttoivat meitä erillisen turvallisuusryhmän sekä turvallisuussuunnitelmien hahmottamisessa. Turvallisuusryhmämme muodostui turvallisuuspäällikkö Olli Riuttamäestä, varalla Riitta Neitola, SPR:n valvontayksikkö, ratatiimi sekä ratatiimin valvojat. Tämä laajahko ryhmä oli koko kisan ajan yhteydessä toisiinsa ja toimintavalmiina. Onneksi vakavampia vahinkoja ei sattunut, mutta joitakin lievempiä paikkaamisia jouduttiin tekemään.

• Olli Riuttamäki
• Riitta Neitola

Kiitokset

Kiitän teitä kaikkia upeita ihmisiä, jotka olen oppinut tuntemaan tämän matkan aikana. Meistä kasvoi erittäin vahva jengi, joka konkreettisesti rehki tämän kisan onnelliseen loppuun asti. Tunnen itseni etuoikeutetuksi saatuani olla mukana tässä valtavassa urakassa. Nyt meillä on jotakin mitä muistella sateisina syysiltoina, vuodesta toiseen!

Palautan pian avaimen,

Jakke Lehtinen
WBHC 2023 kisajohtaja
FFAA:n delegaatti

WBHC 2023 -ORGANISAATIO PÄHKINÄNKUORESSA